¿La sede en el extranjero ha solicitado documentos de verificación y calibración, pero el nombre de la empresa en inglés aparece ligeramente distinto en los correos y los documentos comerciales? Si cambia el orden de las líneas de la dirección e incluso los signos del modelo, tendrá que volver a comprobar la escritura después de reunir los documentos del equipo.
Prepare una ficha maestra con el nombre legal y la dirección en inglés que utiliza realmente su empresa, junto con el modelo y el número de serie del equipo. Añada el nombre original del documento solicitado por el destinatario y la versión del archivo, para que el contacto local de atención y el responsable del envío al extranjero trabajen con los mismos datos.
Use el nombre legal en inglés que utiliza su empresa
El primer campo de la tabla es el nombre legal en inglés. Pida al departamento responsable la denominación utilizada en operaciones internacionales o documentos oficiales e introdúzcala exactamente. Guardar en una línea las mayúsculas, minúsculas, espacios y la indicación de la forma jurídica facilita copiar el nombre a otros documentos.
Escriba también al lado el nombre de la empresa en coreano. El responsable local de recepción podrá consultar el nombre coreano y el responsable del envío al extranjero podrá ver el inglés. Si participan varias empresas del grupo o centros de trabajo, confirme a qué entidad jurídica se refieren los documentos.
Al recibir la denominación, registre también qué fuente se tomó como referencia. Contar con un lugar donde comprobarla, como los datos del registro interno o la última versión facilitada por el departamento responsable, permite resolver después las diferencias con otros documentos.
Organice la dirección según el centro al que se refiere el envío
Primero, confirme qué centro debe figurar en la dirección en inglés. Si la dirección de la sede y la del lugar donde se utiliza el equipo son diferentes, pregunte al responsable del envío de su empresa cuál necesita este documento.
Conviene guardar la dirección confirmada línea por línea. Mantenga el formato que utiliza la empresa para edificio y planta, calle, ciudad, código postal y país. Mostrar las direcciones en coreano e inglés una junto a otra también ayuda al contacto local a identificar el centro.
La guía de recepción para verificación y calibración de AI Safety Korea Co., Ltd. incluye la preparación del nombre y la dirección de la empresa para el certificado. Si el documento se enviará al extranjero, facilite también los datos en inglés que ha preparado y pregunte cómo se puede incorporar la escritura solicitada.
Mantenga la escritura original del modelo y el número de serie
Anote el modelo por separado de cualquier frase que describa el producto. Compruebe las mayúsculas, minúsculas, números, guiones y espacios del aparato o de la documentación existente, e introdúzcalos exactamente. Antes de traducir una descripción extensa del producto, el primer paso es dejar claro a qué modelo se refiere.
Compare el número de serie del aparato con los documentos anteriores y registre un único valor. Una fotografía de la etiqueta ayuda a distinguir caracteres que pueden confundirse, como el número 0 y la letra O. Si utiliza un número de activo interno, asigne a este un campo separado del número de serie.
Si la sede en el extranjero utiliza su propio número de equipo, vincúlelo en otro campo. Diferenciar el número de gestión local, el número de la sede y el número de serie del aparato facilita identificar el mismo equipo aunque los correos empleen números distintos.
Conserve el nombre solicitado del documento en un campo con el texto original
Busque el nombre del documento en el correo o formulario de solicitud de la sede y péguelo tal como lo recibió. Escriba las notas en coreano para uso interno en otro campo contiguo. El objetivo es que el responsable de atención pueda ver de inmediato la expresión que se ha solicitado realmente.
Registre también la fecha del correo que contiene esa expresión y el nombre del archivo. Si un correo posterior cambia la redacción, indique cuál es la solicitud más reciente. Así se reduce la necesidad de revisar toda la conversación anterior cuando cambia el responsable.
Prepare preguntas breves y concretas para la consulta. Pregunte lo necesario para avanzar: «¿Se pueden aplicar el idioma y la escritura solicitados?», «¿Cómo se prepara el material correspondiente a este nombre de documento?» o «¿Debemos facilitar algún dato adicional?».
Incluya valores, fuentes y versiones en la ficha maestra
Cree una sola hoja siguiendo la estructura de abajo. En los campos de nombre y dirección de la empresa, introduzca los valores reales facilitados por su contacto; en los del equipo, anote los datos comprobados en el aparato.
Elemento | Valor que se debe introducir | Referencia que se debe conservar |
|---|---|---|
Nombre legal en inglés | Nombre real en inglés que utiliza la empresa | Departamento que lo confirmó y documento de referencia |
Dirección en inglés | Dirección real en inglés del centro al que se refiere el envío | Dirección en coreano y fecha de confirmación |
Modelo y número de serie | Escritura contrastada con el aparato y los documentos existentes | Fotografía de la etiqueta y documentos relacionados |
Número de equipo de la sede | Número que utiliza la sede para ese equipo | Contacto en la sede y lista correspondiente |
Nombre solicitado del documento | Expresión original del correo o formulario recibido | Fecha del correo y nombre del archivo |
Versión de la ficha maestra | Versión del archivo que se compartirá | Cambios y responsable de la respuesta |
Incluir la fecha de creación y la versión en el nombre del archivo facilita distinguirlo. Si se incorpora una nueva dirección o un nuevo nombre de documento, marque los campos modificados y utilice esa misma versión en los archivos adjuntos enviados para la consulta. La ficha maestra puede gestionarse como una tabla interna que reúne los datos de la solicitud.
Revise los datos y las preguntas juntos antes del envío
¿El nombre legal y la dirección en inglés coinciden con los valores facilitados por el contacto de la empresa?
¿El modelo y el número de serie se corresponden con el aparato y los documentos existentes?
¿Se conserva el nombre del documento solicitado por la sede en su redacción original?
¿La ficha maestra adjunta es la última versión que se va a compartir?
¿La consulta incluye una pregunta sobre cómo incorporar el idioma y la escritura solicitados?
Empiece a preparar el envío al extranjero describiendo el equipo siempre con los mismos nombres y números. Utilizar una sola ficha maestra tanto en la consulta local como en la respuesta al responsable en el extranjero puede reducir la repetición de transcripciones.
Envíe a AI Safety Korea Co., Ltd. el modelo que posee, el nombre original del documento solicitado y los datos de la empresa que ha preparado. Podrá consultar los detalles de recepción para verificación y calibración, incluidos los requisitos de idioma y escritura.
Consultar documentos de calibración para envío al extranjero