해외 본사에서 검교정 자료를 요청했는데 회사 영문명이 메일과 거래 서류에서 조금씩 다르게 적혀 있나요? 주소의 줄 순서가 다르고 모델 이름에 붙은 기호까지 달라지면, 장비 자료를 모은 뒤에도 표기를 다시 확인하게 됩니다.
회사가 실제로 사용하는 영문 법인명·주소와 장비의 모델·제조번호를 ‘표기 마스터’ 한 장으로 정리해 보세요. 받는 쪽의 문서명 원문과 파일 버전까지 함께 두면 국내 상담 담당자와 해외 제출 담당자가 같은 기준을 보고 이야기하기 좋습니다.
영문 법인명은 회사가 쓰는 값을 가져오세요
표의 첫 칸은 영문 법인명입니다. 회사에서 해외 거래나 공식 문서에 사용하는 표기를 담당 부서에 받아 그대로 넣으세요. 대소문자, 띄어쓰기, 법인 형태를 나타내는 부분까지 한 줄로 저장해 두면 다른 자료에 옮길 때 편합니다.
한글 회사명도 옆에 적어 두세요. 국내 접수 담당자는 한글 명칭을, 해외 제출 담당자는 영문 명칭을 함께 볼 수 있습니다. 여러 계열사나 사업장이 함께 일한다면 이번 자료의 대상 법인이 어느 곳인지도 확인해 두면 좋습니다.
표기 값을 받을 때는 어느 자료를 기준으로 삼았는지 함께 기록합니다. 회사 내부 등록 정보나 담당 부서가 전달한 최신 표기처럼 확인할 위치가 있어야, 나중에 다른 문서의 표기와 차이가 생겼을 때 다시 찾기 쉽습니다.
주소는 제출 대상 사업장을 기준으로 정리합니다
영문 주소에는 어떤 사업장의 주소를 넣을지부터 확인해 보세요. 본사 주소와 장비를 사용하는 사업장 주소가 다르면, 이번 문서에 필요한 곳을 회사의 제출 담당자에게 물어볼 수 있습니다.
확인받은 주소는 줄 단위로 저장하면 좋습니다. 건물·층 등 상세 주소, 도로명, 도시, 우편번호, 국가처럼 회사가 사용하는 형식을 그대로 옮겨 두세요. 한글 주소와 영문 주소를 나란히 두면 국내 담당자도 대상 사업장을 쉽게 확인할 수 있습니다.
에이아이세이프티코리아(주)의 검교정 접수 안내에는 성적서 기재를 위한 회사명과 주소 준비 항목이 있습니다. 해외 제출 건이라면 상담할 때 준비한 영문 표기도 함께 전달하고, 요청 표기의 반영 방법을 문의해 주세요.
모델명과 제조번호는 원래 표기를 유지하세요
모델명은 제품 이름을 설명하는 문장과 구분해서 적습니다. 본체나 기존 장비 자료에 적힌 대소문자, 숫자, 하이픈, 띄어쓰기를 확인해 그대로 입력하세요. 긴 제품 설명을 영문으로 바꾸는 일보다 어떤 모델을 가리키는지 먼저 분명하게 만드는 단계입니다.
제조번호는 본체와 이전 자료를 대조해 한 값을 기록합니다. 숫자 0과 영문 O처럼 혼동하기 쉬운 글자는 본체 라벨 사진을 함께 보면 확인하기 좋습니다. 내부 자산번호를 쓰고 있다면 제조번호와 칸을 나누어 두세요.
해외 본사가 자체 장비번호를 사용하는 경우에는 그 번호도 별도 칸에 연결할 수 있습니다. 국내에서 쓰는 관리번호와 본사 번호, 본체 제조번호를 구분해 놓으면 메일에서 서로 다른 번호를 말하더라도 같은 장비를 찾기 쉽습니다.
요청받은 문서명은 원문 칸에 보관하세요
해외 본사의 메일이나 요청서에서 문서명을 찾아 원문 그대로 붙여 넣습니다. 내부에서 이해하기 위한 한국어 메모는 옆 칸에 따로 적어 보세요. 상담 담당자가 실제 요청 표현을 바로 볼 수 있게 만드는 것이 목적입니다.
요청 문구가 들어 있는 메일 날짜와 파일 이름도 함께 적어 두면 좋습니다. 추가 메일에서 표현이 바뀌었다면 어느 요청이 최신인지 표시하세요. 담당자가 교체돼도 이전 대화를 처음부터 다시 찾아볼 필요가 줄어듭니다.
상담 질문은 짧고 구체적으로 정리합니다. ‘요청한 언어와 표기를 적용할 수 있나요?’, ‘이 문서명에 해당하는 자료는 어떤 방식으로 준비하나요?’, ‘추가로 전달할 정보가 있나요?’처럼 실제 진행에 필요한 내용을 묻습니다.
표기 마스터에는 값과 출처, 버전을 함께 둡니다
아래 구조로 한 장을 만들어 보세요. 회사명과 주소 칸에는 회사 담당자가 제공한 실제 값을 넣고, 장비 칸에는 본체에서 확인한 값을 적습니다.
항목 | 입력할 값 | 함께 남길 기준 |
|---|---|---|
영문 법인명 | 회사가 사용하는 실제 영문 명칭 | 확인 부서·기준 자료 |
영문 주소 | 이번 제출 대상 사업장의 실제 영문 주소 | 한글 주소·확인 날짜 |
모델·제조번호 | 본체와 기존 자료에서 대조한 표기 | 라벨 사진·관련 자료 |
본사 장비번호 | 해외 본사에서 사용하는 해당 장비 번호 | 본사 담당자·관련 목록 |
요청 문서명 | 받은 메일·요청서의 원문 표현 | 메일 날짜·파일 이름 |
표기 마스터 버전 | 이번에 공유할 파일의 버전 | 변경 내용·회신 담당자 |
파일 이름에는 작성일과 버전을 붙이면 구분하기 편합니다. 새 주소나 문서명이 반영됐다면 바뀐 칸을 표시하고, 상담에 보내는 첨부파일도 그 버전으로 맞춰 주세요. 표기 마스터는 요청 정보를 모으는 내부 표로 관리하면 됩니다.
보내기 전에는 표기와 질문을 함께 읽어 보세요
영문 법인명과 주소가 회사 담당자에게 받은 값과 같나요?
모델명과 제조번호가 본체 및 기존 자료에 연결되나요?
해외 본사의 요청 문서명이 원문으로 남아 있나요?
첨부한 표기 마스터가 이번에 공유할 최신 버전인가요?
요청 언어와 표기의 반영 방법을 상담 질문에 넣었나요?
해외 제출 준비는 같은 이름과 같은 번호로 장비를 설명하는 것부터 정리해 보세요. 표기 마스터 한 장을 국내 상담과 해외 담당자 회신에 함께 활용하면 내용을 다시 옮겨 적는 수고를 줄일 수 있습니다.
에이아이세이프티코리아(주)에 보유 모델과 요청 문서명 원문, 준비한 회사 표기를 보내 주세요. 필요한 언어와 표기 조건을 포함해 검교정 접수 내용을 상담하실 수 있습니다.