海外本社への校正資料提出：英語表記マスターの作り方

海外本社から検査・校正資料を求められたものの、会社の英語名がメールと取引書類で少しずつ違っていませんか。住所の行の順序や型式の記号まで異なると、機器資料を集めた後にも表記を確認し直すことになります。

会社が実際に使っている英語の法人名・住所と、機器の型式・製造番号を「表記マスター」1枚に整理しましょう。 相手が求める文書名の原文とファイルの版も一緒に記載すると、国内の相談担当者と海外への提出担当者が同じ情報を見ながら話しやすくなります。

英語の法人名は会社で使っている表記を受け取りましょう

表の最初の欄は英語の法人名です。海外取引や正式文書に使う表記を担当部署から受け取り、そのまま入力してください。大文字・小文字、スペース、法人形態を示す部分まで1行で保存しておくと、ほかの資料へ転記しやすくなります。

隣には韓国語の会社名も記載しましょう。国内の受付担当者は韓国語名を、海外提出担当者は英語名を併せて確認できます。複数の系列会社や事業所が関わる場合は、今回の資料の対象法人も確認しておくと便利です。

表記を受け取る際は、どの資料を基準にしたのかも記録します。社内の登録情報や担当部署が伝えた最新表記など、確認先を残しておくと、後からほかの文書と違いが見つかった場合にたどりやすくなります。

英語住所にどの事業所の住所を記載するのか、最初に確認しましょう。本社と機器を使用する事業所の住所が異なる場合は、今回の文書に必要な住所を社内の提出担当者に尋ねてください。

確認した住所は行ごとに保存するのがおすすめです。建物・階などの詳細、通り名、都市、郵便番号、国を、会社が使っている形式のまま転記します。韓国語と英語の住所を並べると、国内担当者も対象事業所を確認しやすくなります。

AI Safety Korea Co., Ltd. の検査・校正受付案内には、証明書に記載する会社名と住所の準備項目があります。海外提出用の場合は、相談時に用意した英語表記も伝え、希望する表記の反映方法を問い合わせてください。

型式は、製品を説明する文章とは分けて記載します。本体や既存の機器資料に書かれた大文字・小文字、数字、ハイフン、スペースを確認し、そのまま入力してください。長い製品説明を英語にする前に、どの型式を指すのかを明確にする段階です。

製造番号は本体と過去の資料を照合して、1つの値を記録します。数字の0と英字のOなど間違えやすい文字は、本体ラベルの写真と併せて見ると確認しやすくなります。社内資産番号を使用している場合は、製造番号とは別の欄を設けましょう。

海外本社が独自の機器番号を使用している場合は、その番号も別欄で関連付けられます。国内の管理番号、本社の番号、本体の製造番号を分けておけば、メールで異なる番号が使われても、同じ機器を見つけやすくなります。

海外本社のメールや依頼書から文書名を探し、原文のまま貼り付けます。社内で理解するための韓国語メモは、隣の欄に分けて書きましょう。相談担当者が実際の依頼表現をすぐ確認できるようにするのが目的です。

その依頼文が記載されたメールの日付とファイル名も残しておくと便利です。追加メールで表現が変わった場合は、どの依頼が最新なのかを示します。担当者が交代しても、過去のやり取りを最初から探し直す手間を減らせます。

相談する質問は短く具体的に整理します。「希望する言語と表記を適用できますか」「この文書名に該当する資料は、どのように準備しますか」「追加で伝える情報はありますか」など、実際に進めるために必要な内容を尋ねてください。

次の構成で1枚にまとめましょう。会社名と住所の欄には社内担当者から受け取った実際の値を、機器の欄には本体で確認した値を記載します。

ファイル名に作成日と版を付けると区別しやすくなります。新しい住所や文書名を反映した場合は、変更した欄を示し、相談時に送る添付ファイルもその版にそろえてください。表記マスターは、依頼情報を集める社内用の表として管理できます。

海外提出の準備では、まず同じ名称と同じ番号で機器を説明することから整理しましょう。国内での相談と海外担当者への返信に1枚の表記マスターを使うと、何度も転記する手間を減らせます。

AI Safety Korea Co., Ltd. へ、保有型式、依頼された文書名の原文、用意した会社表記をお送りください。必要な言語や表記条件も含めて、検査・校正の受付内容を相談できます。